C4 e C10: capacitação e informação que protegem

Na última edição da série de matérias sobre as Comissões do Projeto Reencontro, nossas personagens são a C4, Comissão de Organização de Treinamentos e Capacitações - áreas meio; e a C10, Comissão de produção de material educativo sobre o projeto e comunicação de ações comportamentais e divulgação para a comunidade interna e externa que visa a orientar todas as unidades no enfrentamento da Covid-19, tem a competência de discutir, planejar e organizar inúmeras ações de comunicação junto à comunidade interna e externa.

As duas comissões são parceiras e têm papel fundamental dentro do Projeto Reencontro. À C4 cabe a responsabilidade de elaborar treinamentos e capacitações para garantir que os servidores das áreas meio do IF Sudeste MG trabalhem sem por suas vidas em risco. A C10 tem responsabilidade proporcional ao tamanho de seu nome: além de manter informadas a comunidade interna e externa, produzindo notícias confiáveis num cenário em que as fake news se espalham na mesma velocidade que o coronavírus, a comissão atua como parceira de todas as outras comissões, colaborando com a divulgação e a produção de materiais educativos; organização, divulgação e transmissão de eventos, entre outras inúmeras funções. Em comum, as duas comissões têm sua razão de existir: proteger. Uma usa a capacitação como arma. Para a outra, a informação é o escudo. 

Capacitar para proteger

A Comissão de Organização de Treinamentos e Capacitações - áreas meio, C4, tem por competências discutir, definir e implantar modelos de fluxos de atendimentos e serviços institucionais e outros procedimentos conforme demanda e necessidades das atividades administrativas e finalísticas.

O público-alvo das ações são os servidores do IF Sudeste MG, especialmente aqueles alocados nas áreas-meio. O objetivo é promover atividades de treinamento e capacitação no contexto da Pandemia de Covid-19, visando a maior segurança dos nossos servidores em seu ambiente de trabalho. 

Ações da C4

A primeira ação da C4, conta a presidente Kelly Cristina Maia Silva, foi realizar um levantamento das necessidades de capacitação, junto aos Diretores-gerais dos campi, através da disponibilização de formulário eletrônico. Diante das respostas, a comissão analisou quais solicitações seriam pertinentes.

A comissão promoveu a Webinar "Saúde Física e Mental em Tempos de Pandemia", na qual os servidores do IF Sudeste MG tiveram a oportunidade de conhecer e refletir sobre aspectos relativos à saúde física e mental que estão especialmente em evidência durante a pandemia da Covid-19. Neste evento, o médico neurologista Marcelo Sobrinho Mendonça e o psicólogo Gabriel Resgala Silva fizeram apresentações sobre suas áreas de atuação e esclareceram dúvidas de professores e técnico-administrativos.

A C4, em parceria com a C10, lançou vídeos educativos com o objetivo de treinar e conscientizar os servidores acerca dos protocolos sanitários a serem seguidos no ambiente de trabalho para evitar a contaminação e a disseminação do novo Coronavírus. Os vídeos "Medidas individuais de proteção e higiene pessoal" e "Medidas de prevenção nos setores do ambiente de trabalho" estão disponíveis no site do Projeto Reencontro.

Além disso, com base nos Protocolos estabelecidos pelas Comissões 1, 2 e 3, a C4 acabou de oferecer, no dia 25 de novembro, um treinamento para os servidores que atuam no setor de Biblioteca, tendo em vista que este profissionais atendem ao público e manuseiam materiais bibliográficos que são disponibilizados à comunidade. A Comissão vai elaborar novos treinamentos e capacitações para os servidores, conforme a necessidade.

Todo o material produzido pela C4 pode ser acessado na Trilha Formativa para Servidores das áreas-meio. A Trilha oferece também materiais produzidos por outras instituições e tem o objetivo de treinar e orientar nossos servidores no contexto da Pandemia de Covid-19.

Experiência desafiadora e valiosa

Para Kelly, a experiência de presidir uma comissão com um objetivo tão importante, que é treinar os servidores para trabalharem com segurança, é desafiadora, mas, também é gratificante: “Creio que o maior desafio, que ao mesmo tempo também é uma experiência muito valiosa, tem sido coordenar pessoas de diferentes áreas de atuação, em um cenário inédito de pandemia, para que o objetivo da Comissão seja atingido. Ao mesmo tempo, tem sido gratificante colaborar com esse projeto tão importante para a nossa instituição e presidir uma comissão composta por servidores qualificados e comprometidos, dispostos a colaborar com suas diversas expertises, para um trabalho coletivo de qualidade”, avalia a presidente.

C10: informação que protege

A C10, Comissão de produção de material educativo sobre o projeto e comunicação de ações comportamentais e divulgação para a comunidade interna e externa que visa a orientar todas as unidades no enfrentamento da Covid-19, tem a competência de discutir, planejar e organizar inúmeras ações de comunicação junto à comunidade interna e externa, de forma a implantar as tarefas e os projetos propostos pelas demais comissões; propor estratégias de comunicação e interação com as demais comissões de modo a vislumbrar resultados conjuntos das prováveis ações a serem implantadas.

A presidente da C10, Bianca Alvin de Andrade Silveira, explica que o trabalho da C10 é de fluxo contínuo, e, portanto, não há um cronograma rígido a ser seguido: “Vamos ter ações em execução enquanto perdurar a pandemia do coronavirus”, afirma ela.

Segundo Bianca, o trabalho da Comunicação voltado para o contexto da pandemia começou antes mesmo da constituição do Projeto Reencontro, já que a Comunicação do IF Sudeste MG, por meio dos membros do Comitê de Comunicação Social e Marketing e servidores de outras áreas, já elaborava e executava um planejamento de comunicação nesse contexto desde o seu início.

Quantidade e qualidade

Durante 17 semanas, os servidores da área de comunicação levaram até seu público, comunidade interna e externa, informações a respeito da Covid-19. Foram cerca de 120 publicações nas redes sociais, entre vídeos, imagens, reflexões, checagens de fatos e comunicados da instituição, além de campanhas nacionais como as do Conif (Conselho Nacional das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica).

Além disso, merece destaque a atuação da assessoria de imprensa, que, por meio de mídia espontânea, ou seja, sem qualquer custo para a instituição, conseguiu 110 inserções nos veículos de comunicação locais e regionais, entre entrevistas à TV, matérias em sites, rádios e jornais, num período de 112 dias, fazendo com que o nome "IF Sudeste MG" fosse divulgado diariamente.

Os temas foram abordados de formas variadas e tinham desde informações técnicas, como na editoria “Fala quem entende”, que entrevistou especialistas de todos os campi sobre diversos assuntos, a memes leves e descontraídos, para humanizar o isolamento e aproximar as pessoas.

Comunicação no Reencontro

A partir da repercussão positiva desse trabalho e entendendo a importância da comunicação no processo institucional, a mesma foi inserida no Projeto Reencontro como um dos três pilares, compondo ações para responder a terceira pergunta macro do Projeto “3. Que estratégias de comunicação deverão ser aprimoradas de maneira a proporcionar informações contínuas junto a nossa comunidade interna e externa sobre a atuação institucional?” (REENCONTRO, 2020, pág.14).

Nesse contexto, a C10 submeteu o plano de comunicação à Comissão Central do Projeto Reencontro que deu início ao planejamento, no dia 13 de julho de 2020. Foi definido que a instituição continuaria publicando as informações atualizadas sobre a pandemia e sobre os projetos de extensão do IF Sudeste MG no enfrentamento ao novo coronavírus. E, além disso, a C10 também passou a publicizar informações sobre o Projeto Reencontro.

Caso você tenha lido as outras matérias sobre as Comissões do Projeto Reencontro, deve ter observado que a C10 vem sendo citada como parceira de várias outras comissões. Pois é, segundo a presidente, o trabalho da C10 é colaborativo às outras comissões e atende às demandas das comissões do Reencontro e da comunidade acadêmica. Nesse sentido, o trabalho feito até agora pode ser dividido nas seguintes frentes:

Desenvolvimento de material visual

A C10 cria as artes dos ebooks do Projeto Reencontro (já foram lançados os ebooks da C1, da C2 e nos próximos dias será lançado o ebook da C3), e cartilhas (edições sobre ERE e Direito Autoral).

Criação de páginas no site

A comissão cria páginas no site institucional junto com os servidores da Tecnologia da Informação (site do Projeto Reencontro e Site do ERE) e cria páginas dentro do site do IF Sudeste MG (psicologia - lançado, biblioteca - em andamento, GT ações afirmativas - em andamento)

Apoio nas lives , webinares e Mostra Cultural

A C10 oferece apoio na promoção de lives, webinares e da Mostra Cultural, com transmissão nos canal oficial do IF Sudeste MG no Youtube. Esse apoio varia desde treinamento no uso da plataforma e transmissão até cerimonial, artes, divulgação e cobertura dos eventos.

Criação de Campanhas Educativas e de divulgação

A comissão elabora a campanha dos materiais educativos e de divulgação das ações das comissões do Reencontro. Essas ações podem conter artes visuais, vídeos, animações, matéria jornalística no site, release para a mídia externa, ações nas redes socais e por email. Além da clippagem, ou seja, reunião desse conteúdo.

Editorias nas redes sociais

A C10 publica todos os dias conteúdos nas redes sociais relacionados às necessidades da comunidade do IF Sudeste MG. Confira as editorias:

Extensões: divulga os projetos de extensão dos servidores do IF Sudeste MG, elaborados no enfrentamento ao coronavirus. São apresentados vídeos institucionais e podcasts.

Fica a dica: esta editoria continua trazendo informações para a comunidade sobre o coronavirus.

É verdade?: editoria destinada ao combate às notícias falsas, fake news, tanto sobre educação quanto sobre o Projeto Reencontro.

Observatório Reencontro: apresenta o trabalho das comissões para a comunidade.

Memórias: Resgata ações culturais realizadas no âmbito da instituição com o objetivo de aguçar a comunidade para participar da Mostra Cultural, que foi promovida pela Pró-reitoria de Extensão do IF Sudeste MG e poderá ter novas edições.

Quero te (re)encontrar: editoria mais leve, com memes e brincadeiras para trabalhar as questões do Projeto Reencontro.

Reencontro 360: espaço para destacar as principais notícias do projeto.

Agora as editorias “Observatório Reencontro” e “Quero te (re)encontrar” saem de cena, já que já cumpriram seus objetivos, e dão espaço à editoria de “Saúde/Psicologia”. A nova editoria, criada e produzida em parceira com a C5, Comissão de cuidados com os estudantes, visa a contribuir com a saúde física e mental dos estudantes neste momento da pandemia.

Ações atuais

Ações no SIGAA

A C10 iniciou, no dia 5 de outubro, uma publicação semanal no SIGGA com a finalidade de enviar dicas de saúde física e psicológica para os alunos neste momento da pandemia e ensino remoto emergencial. Esta ação é uma parceria com a C5 e com os psicólogos do IF Sudeste MG.

Trabalho com os terceirizados

A C10 está elaborando o projeto “Descomplica IF” cujo público-alvo são os terceirizados do IF Sudeste MG. Este projeto será lançado em breve e tem como objetivo manter os terceirizados atualizados sobre as ações do Reencontro.

Newsletter

A C10 elaborou o newsletter “Reencontro em foco”, que é divulgado toda sexta-feira para os servidores do IF Sudeste MG, pelo e-mail institucional, com um resumo das ações do Projeto Reencontro.

Avaliação e expansão das parcerias

No cenário do projeto, o exame das parcerias interinstitucionais existentes permite traçar estratégias para sistematizar as demandas levantadas pelas comissões e para avaliar a medida em que instituições parceiras poderão contribuir. Por sua vez, a expansão das parcerias tem permitido reforçar linhas estratégicas de ação a partir de demandas e de potenciais parceiros da sociedade civil interessados na execução e na replicabilidade do "Reencontro" - prefeituras, líderes comunitários e empresas, por exemplo - e que possam contribuir com o desenvolvimento institucional e das comunidades acadêmica e local.

Nessa interseção, avaliação e expansão, a constante interação com órgãos públicos e privados da sociedade civil, integrada à ação das demais comissões, permitirá ao IF Sudeste MG criar mecanismos para atingir a escalabilidade na celebração de parcerias estratégicas, para fortalecer a sustentabilidade de ações nas comunidades onde os nossos campi estão instalados, para reforçar as redes de contatos interinstitucionais e para intensificar a projeção do instituto no cenário regional e estadual.

A subcomissão responsável pela avaliação e pela expansão de parcerias estabeleceu três eixos de atuação principais: o de articulação, o de acompanhamento e de avaliação, e o de expansão. No eixo de articulação, são centrais os relacionamentos com as demais comissões, a fim de levantar demandas e articular novas parcerias, e com as diretorias de extensão, para apoiar o levantamento e a avaliação de parcerias já existentes. Na dimensão de acompanhamento e de avaliação, tem sido fundamental a criação de instrumentos de acompanhamento e de avaliação progressivos de parcerias. Por fim, no eixo de expansão, tem sido importante a articulação com instituições parcerias para a cooperação no processo do "Reencontro".

Os órgãos interessados em contribuir com o projeto deverão contatar a Diretoria de Relações Internacionais e Interinstitucionais.

Animações da C4

A C10 já criou duas animações em parceria com a C4 com o objetivo de orientar as pessoas que precisem realizar trabalho presencial em alguma unidade do IF Sudeste MG.

Campanha Antievasão

Consiste em publicações nas redes sociais com o objetivo de evitar a evasão dos estudantes. As publicações ocorrerão ao longo do ERE. Já foram realizadas duas publicações.

Editoria Cuidado com o servidor

Está previsto para os próximos dias, o lançamento de uma editoria no email institucional para o servidor, com o objetivo de ajudá-los a enfrentar a pandemia e o trabalho remoto. Esta ação é em parceria com a C3, Comissão de cuidados com os servidores.

Cabe ressaltar que outras demandas podem surgir no contexto da C10 uma vez que nossas ações são contínuas dentro do Projeto Reencontro.

Trabalho em rede

A C10 tem, resumidamente, o papel de informar, portanto, seria impossível seguir rigidamente qualquer planejamento, especialmente no momento de exceção em que vivemos. Os fatos vão acontecendo, as necessidades das outras comissões vão surgindo, e muitas vezes, uma coisa se sobrepõe a outra. O trabalho tem sido feito com êxito e recebido reconhecimento inclusive de outras instituições. Para a presidente da comissão, tal êxito deve-se ao trabalho da equipe, que trabalha de forma coesa e dedicada: 

"Confesso que quando recebi a portaria de presidência da C10 levei um susto e fiquei receosa. Realmente é um grande desafio presidir uma comissão com grande importância no Projeto Reencontro, já que precisa dar conta de um dos três eixos do Projeto. Mas o trabalho em equipe da C10 (composta por servidores competentes e dedicados) me deu respaldo, força e coragem para assumir os desafios diários. O trabalho da comunicação está ocorrendo de forma integrada entre os campi e reitoria e acredito que os resultados são cada dia mais positivos. A presidência da C10 trouxe para mim profissionalmente um crescimento enorme dentro da área de comunicação e pessoalmente uma rede de amigos. O trabalho em equipe nos fortaleceu emocional e profissionalmente durante a pandemia", avalia Bianca.