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IF Sudeste MG oferece conta de e-mail para estudantes, novas ferramentas e mais recursos de estudos

Novo canal de comunicação também busca conectar a instituição aos discentes; confira passo a passo para a criação

Armazenar arquivos no OneDrive, fazer reuniões pelo Teams, criar projetos no Visio… estas são algumas das possibilidades que o IF Sudeste MG passará a oferecer a seus estudantes, juntamente com uma conta de e-mail institucional gratuita. A partir de agora, quem tiver um endereço assim estruturado “nome.sobrenome.matricula@estudante.ifsudestemg.edu.br” poderá se conectar mais facilmente à instituição e ter acesso a informações de interesse acadêmico, além de usufruir de diversas ferramentas e tecnologias destinadas a otimizar e facilitar o lado digital da vida estudantil.

A criação de e-mail para estudantes não é exatamente uma iniciativa recente, mas sua viabilização, sim. E chegou para solucionar uma dificuldade antiga: a comunicação entre o IF Sudeste MG e seus estudantes. “Hoje a instituição tem dificuldade em se comunicar com os alunos. Não há um canal eficiente. Os alunos cadastram os e-mails no SIG, mas a grande maioria está desatualizada”, relata o diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação, Igor Meneguitte Ávila. Entre as vantagens do e-mail institucional, ele cita a possibilidade de criação de listas de distribuição, capazes de canalizar informações oriundas de várias áreas da instituição, como Ensino, Pesquisa, Extensão, Segurança da Informação etc.

Além de constituir um canal de comunicação oficial, o e-mail institucional para estudantes traz a possibilidade de utilização de serviços, softwares e sistemas que são oferecidos como “degustação”. Exemplo: conta educacional do Canva, AutoCad, etc. Após assinarem o termo de compromisso e ativarem a proteção adicional da conta, os estudantes ainda terão acesso a:

- caixa de e-mail (Outlook) pela plataforma Office 365 da Microsoft
- armazenamento em nuvem (OneDrive)
- reuniões on-line (Teams)
- edição de textos e informações (Word, Excel e OneNote),
- apresentações (Power Point)
- criação de projetos e diagramas (Visio).

O pacote de armazenamento inicial será de 2GB e será compartilhado entre os serviços.

O pró-reitor de Ensino do IF Sudeste MG, Wilker Rodrigues de Almeida, comemorou as novas possibilidades. Ele destaca não só a facilidade de comunicação, mas outros importantes aspectos envolvidos: “[O e-mail] trará uma sensação ainda maior de pertencimento institucional. E essa disponibilização vindo acompanhada da possibilidade de utilização gratuita de ferramentas do pacote Office facilitará ainda mais a vida acadêmica dos alunos que, muitas vezes, não têm acesso a estes aplicativos dado o seu alto custo”.

Para a estudante de Agropecuária do Campus Barbacena, Ana Flávia de Araújo, receber avisos e oportunidades no e-mail é de grande relevância. “Acho muito legal, porque muitas vezes na correria acaba que não vemos, já no e-mail entramos todos os dias e podemos estar acompanhando mais”, afirmou.

Como criar um e-mail do IF Sudeste MG

O passo a passo para criação de e-mail institucional está detalhado na Wiki da TI. Porém, aqui trazemos um resumo do procedimento:

1 - Acesse http://outlook.office365.com/mail/;

2 - Preencha com um login e uma senha provisória, de acordo com este modelo:

Ficará como este exemplo: IF@01051993#012

Pronto. Ao entrar no sistema, será solicitada a alteração, então você deverá criar uma nova senha, diferente desta. Atenção ao padrão, pois ela deve conter letras (maiúscula e minúscula), números e caracteres especiais.

Importante: etapas complementares

Para poder utilizar todos os recursos e ferramentas atrelados ao e-mail institucional, após a criação da conta, o(a) estudante deve cumprir dois requisitos:

1 - Assinar um termo de consentimento

Os estudantes receberão um e-mail com orientações sobre o preenchimento do termo de compromisso. Isso acontecerá de maneira digital e nada precisará ser enviado fisicamente.

2 - Implementar a autenticação em duas etapas

Ela é uma espécie de “camada extra de proteção” para a conta. Além do clássico “login + senha”, o usuário utilizará outro recurso para se identificar, como SMS ou aplicativo de autenticação. As orientações sobre a ativação encontram-se neste manual, e também estarão futuramente em um vídeo explicativo.

O prazo para realização das etapas complementares será de 14 dias, a contar da criação da conta, sob risco de perda do acesso.

Em caso de dificuldades e/ou dúvidas, o(a) estudante deve preencher este formulário, que será respondido pela Coordenação de Infraestrutura de Redes e Comunicação do IF Sudeste MG.

Possibilidades e ferramentas

Confira a seguir um resumo do que cada ferramenta do Microsoft Office 365 pode proporcionar.

OneNote: um bloco de anotações digital que permite não apenas notas, mas também desenhos, printscreens e comentários de áudio, que podem ser também compartilhados de maneira organizada.

Word: possibilita a redação e organização de documentos de qualidade profissional. Verificar a ortografia, a gramática, o uso de maiúsculas e pontuação são algumas das possibilidades de aprimoramento.

Excel: esta ferramenta permite organizar dados por meio de planilhas, que são capazes de aprender padrões. O Excel pode gerar gráficos, facilitando a apresentação de informações e também o cálculo de resultados.

PowerPoint: sua principal função é criar apresentações, seja “do zero” ou usando um modelo. Podem ser combinados textos, imagens, artes e vídeos para serem exibidos em slides.

Teams: é um centro virtual de trabalho em equipe. Com ele, pessoas se comunicam por meio de reuniões on-line, mensagens instantâneas, chamadas de áudio e vídeo e outras experiências móveis.

Outlook: feito para gerenciar e-mails, mas integra também calendários, contatos e listas de tarefas. Quem tem mais de uma conta também pode administrar tudo usando apenas o Outlook.

OneDrive: é um espaço para armazenamento de arquivos em “nuvem”, ou seja, que não ocupam o espaço do seu celular (ou outro dispositivo). O OneDrive reúne documentos, fotos e outros arquivos, que podem ser compartilhados com amigos e também editados de forma conjunta.

Editor: oferece assistência de escrita inteligente. Ajuda a aprimorar a ortografia, a gramática e o estilo de texto.

Normas e regulamentos

Acesse os documentos que regulamentam o uso do e-mail institucional:

Resolução COGD nº 05/2024 - Regulamento de uso e administração do serviço de correio eletrônico institucional;
Resolução COGD nº 06/2024 - Aprovação da utilização do pacote básico de recursos e ferramentas das plataformas de produtividade em nuvem Google Workspace (GW) e Microsoft 365 (M365);
Resolução COGD nº 07/2024 - Política de uso e administração de plataformas de produtividade em nuvem no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Sudeste de Minas Gerais.